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Conservation de documents : c’est une obligation !

Le délai d’archivage des documents est réglementé en France. Toute entreprise se doit de conserver l’ensemble des documents émis ou reçus dans le cadre de l’exercice de son activité pendant une durée minimale. Cette période de conservation des documents est variable en fonction de la nature des papiers et des obligations légales.

Pendant ce délai, l’administration (inspection du travail, Urssaf ou administration fiscale) peut mener des contrôles. Conformément à la loi, l’entreprise doit se soumettre à l’obligation de conservation et donc être en mesure de présenter l’ensemble de ses archives (archivage numérique comme la gestion des documents papier). Pour cela, il est indispensable de garantir l’intégrité et la sécurité de ces documents pendant toute la durée de conservation.

Conservation de documents : quel délai pour quel papier ?

Documents civils et commerciaux

• Contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale : 5 ans
• Documents bancaires : 5 ans
• Déclarations en douane : 3 ans
• Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers : 30 ans.
• Contrats conclus par voie électronique, les factures clients ou fournisseurs, les bons de commande et de livraison… : 10 ans (à partir de la clôture de l’exercice)

Documents et pièces comptables

• Livres, registres comptables et pièces justificatives : 10 ans (à partir de la clôture de l’exercice)

Documents fiscaux

• Registres, livres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration : 6 ans

Par exemple, les revenus de 2015, déclarés en 2016, doivent être conservés jusqu’à fin 2021.

Documents sociaux

• Les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la perte de personnalité morale ou de radiation du Registre du Commerce et des Sociétés.
• Documents liés au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) : 10 ans (à partir de la clôture de l’exercice)
• Registres : 5 ans (à partir de la fin de leur utilisation)
• Feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant, du conseil d’administration, des commissaires aux comptes : 3 ans
• Bulletins de paie, registres uniques du personnel, contrats de travail, salaires, primes, congés, soldes de tout compte, régimes de retraites, déclarations d’accidents de travail: 5 ans
• Charges sociales : 3 ans

Le saviez-vous ? En cas de fraude fiscale, travail dissimulé, activité illicite, absence de déclaration ou d’activité occulte … certains délais sont étendus à 10 ans

Conservation de documents : quelles sont les sanctions ?

Le non-respect des durées légales de conversation des documents  peut donner lieu à des sanctions commerciales, fiscales et/ou pénales.

Selon l’article 1734 du Code général des impôts, « Une amende de 5000€ est applicable en cas d’absence de tenue des documents demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. Il est donc impératif d’archiver pour avoir une traçabilité et une pérennité des documents-papier ainsi que d’avoir recours à la dématérialisation via la numérisation ou l’archivage électronique sécurisé de tous vos documents numériques.

Comment optimiser la conservation de documents ?

• Trier les documents et conserver uniquement les éléments importants ayant une valeur probante .
• Organiser ses documents par type et optimiser sa gestion documentaire pour les retrouver rapidement .
• Protéger l’intégrité des documents à l’aide de boites spécifiques (boîtes d’archives en carton ou métal).
• Coller des étiquettes sur chacune des boites avec une brève description de leur contenu et la durée de stockage obligatoire ou durée du cycle de vie de l’archive.

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