La gestion des stocks peut sembler être un aspect simple de la gestion d’une entreprise, mais en réalité, elle représente un véritable défi stratégique. En 2023, les pertes d’inventaire ont coûté 49 milliards d’euros au secteur du commerce de détail en Europe, dont 16 % étaient dus à des erreurs administratives ou de saisie. À ces erreurs s’ajoutent le vol à l’étalage et le vol interne. Pour éviter les cauchemars logistiques, il est essentiel de bien comprendre le fonctionnement de la gestion des stocks et d’adopter des techniques pour optimiser vos processus.

Qu’est-ce que la gestion d’inventaire ?

La gestion d’inventaire consiste à suivre le niveau des stocks disponibles et à commander des marchandises en fonction des manques et des prévisions de ventes. C’est une fonction cruciale pour toute entreprise, car elle permet :

• D’orienter les stratégies de vente et de marketing : une comptabilité rigoureuse des stocks permet d’identifier les produits populaires et ceux qui stagnent. Vous pouvez alors concentrer vos efforts marketing sur les bonnes références et analyser ce qui fonctionne.
• D’identifier les points de tension : en comparant vos ventes aux stocks, vous repérez les fuites (vols, pertes) et les déséquilibres. Si un produit se vend mais ne dégage pas de marge, c’est peut-être que vous payez trop vos fournisseurs ou que vous ne vendez pas assez cher. Vous améliorez aussi la satisfaction client en maintenant en stock les produits à forte demande.

Même les associations à but non lucratif doivent gérer les stocks de dons pour pouvoir les redistribuer efficacement.

Comment optimiser la gestion de votre inventaire ?

1. Utiliser un logiciel de gestion de stocks

Encore aujourd’hui, 43 % des petites entreprises suivent leurs stocks manuellement. Cela augmente le risque d’erreur humaine et fait perdre un temps précieux. Passer à un logiciel automatisé vous permettra de scanner rapidement les produits, de suivre leur cycle de vie et de générer des rapports précis.

Certains outils gratuits offrent des fonctionnalités comme le scan de code-barres, la sauvegarde automatique des données, le suivi des taux de rotation et la gestion multi-sites. Vous pouvez ainsi réduire vos coûts liés aux erreurs d’inventaire jusqu’à 30 %. Des applications mobiles existent également sur iPhone et Android.

2. Mettre en place des bonnes pratiques de commande

Si vous n’êtes pas le seul à passer commande, il est crucial de mettre en place un processus clair et documenté. Qu’il s’agisse d’un manager ou d’un employé, la personne en charge du réapprovisionnement doit disposer d’instructions précises : seuils de commande, quantités types, fournisseurs à privilégier…

Affichez ces consignes dans un lieu visible et donnez-lui accès au logiciel de gestion. Par exemple, appliquez la méthode FIFO (First In, First Out) pour les produits périssables : les plus anciens doivent être vendus en premier, ce qui influence vos pratiques d’approvisionnement.

3. Prioriser les actifs

Vos actifs sont l’ensemble des biens que possède votre entreprise, y compris les ressources humaines et financières. Une bonne gestion d’inventaire doit intégrer cette dimension.

Prenons l’exemple d’une entreprise qui anticipe une hausse de la demande en période de fêtes. Elle commande donc davantage de produits. Si elle oublie de prévoir assez de personnel ou de fournitures pour répondre à cette augmentation d’activité, elle risque une désorganisation coûteuse.

Il est donc important de surveiller vos ressources globales (stocks + actifs) et de prévoir un espace pour stocker des achats en gros lors de promotions hors saison. Un box de stockage sécurisé est souvent la meilleure solution pour cela.

4. Intégrer les ventes à l’inventaire

Avec un bon logiciel, vous pouvez relier vos ventes à vos stocks. Ainsi, chaque article vendu est automatiquement soustrait du stock. Cela permet une vision en temps réel et une meilleure anticipation des besoins.

Certaines solutions logicielles proposent aussi des fonctionnalités prédictives qui analysent les tendances de vente et vous aident à ajuster vos prévisions. Même sans cela, vous pouvez exporter vos données dans des tableurs ou des outils d’analyse.

5. Libérer de l’espace et stocker stratégiquement

La gestion efficace de l’inventaire repose aussi sur la gestion de l’espace. Certains produits doivent être stockés en plus grande quantité en prévision des ventes. D’autres, peu populaires, peuvent être mis de côté.

C’est là que le self-stockage pour professionnel entre en jeu. Stockez vos produits saisonniers, promotions à venir ou excédents de stock dans un espace dédié. Cela permet de désencombrer vos locaux, de maintenir un espace de vente attractif ou un bureau fluide, et d’éviter les pertes dues à des produits mal rangés.

Dans une entreprise de production, profitez des remises sur les matières premières en achetant en gros, puis stockez-les en box sécurisé. Pour une entreprise de services ou un bureau, libérer de l’espace physique contribue à une meilleure productivité.