La présente politique de confidentialité (« Politique de Confidentialité ») vous fournit des informations sur les données à caractère personnel que nous collectons vous concernant, sur la façon dont nous utilisons ces données et sur vos droits relatifs aux données personnelles que nous détenons à votre sujet.
La dernière mise à jour date du 21 janvier 2021.
La politique de confidentialité a pour objectif d’informer les clients, prospects et fournisseurs sur les traitements des données à caractère personnel réalisés par les sociétés du groupe ANNEXX (« ANNEXX ») et de leurs droits à ce titre dans le cadre des réponses aux demandes de devis et gestion de sa relation contractuelle avec ses clients.
La Politique de Confidentialité est notamment accessible depuis le site internet d’Annexx Business Service et en tout état de cause, elle est mise à disposition de tout client et fournisseur avant la conclusion d’un contrat de mise à disposition / prestation de services avec Stockagenational.com.
Elle pourra être modifiée pour tenir compte notamment de l’évolution des traitements des données mis en œuvre et de la législation applicable. Ainsi, nos fournisseurs, prospects et clients seront invités à prendre connaissance de toute nouvelle version par tout moyen.
Pour toutes questions concernant notre Politique confidentialité, vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées suivantes :
Annexx SAS
70 Rue Jacques Babinet
31100 Toulouse
Tél. : 05 34 60 31 16
Courriel. : juridique@annexx.com
SIRET : 44470492800035
L’ensemble de nos clients peuvent envoyer leurs questions concernant les problèmes de protection des données personnelles, de confidentialité et de sécurité à notre service juridique.
Stockagenational.com est le responsable des traitements de Données, en tant que professionnel proposant aux particuliers et aux professionnels, un service de mise à disposition de box de stockage, de bureaux et domiciliation. Stockagenational.com est soumis en cette qualité aux obligations imposées par la réglementation en vigueur en France et au sein de l’union européenne en matière de données à caractères personnelles, en particulier le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« RGPD »).
Les personnes concernées par le traitement des données personnelles sont les fournisseurs, clients et prospects de Stockagenational.com, incluant notamment les internautes naviguant sur le site internet de Stockagenational.com (les « Utilisateurs » ou « Vous »).
L’expression « donnée à caractère personnel » désigne toute information susceptible de vous identifier directement comme votre nom et prénom, votre adresse postale, votre adresse e-mail, vos numéros de téléphone, votre date de naissance, vos détails de paiement ou indirectement comme une adresse IP (les « Données »).
Un traitement de données désigne toute opération effectuée ou envisagée directement ou indirectement avec les Données, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la modification, la consultation, l’utilisation, la transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation ou la destruction, etc.
Stockagenational.com collecte des Données directement auprès de ses prospects et clients via les formulaires accessibles depuis le site internet ou par téléphone, depuis vos terminaux mobiles ou non, ou directement lorsque vous vous rendez dans l’un de nos établissements. Ces Données sont mises à jour directement auprès des Utilisateurs. À ce titre, les Utilisateurs s’engagent à communiquer au service marketing/client toute mise à jour desdites Données sans délai.
Lorsque vous vous rendez dans l’un de nos établissements, des caméras de vidéosurveillance sont également susceptibles de collecter des Données, afin d’assurer la sécurité des biens et des personnes.
Les conversations téléphoniques, notamment avec notre Centre d’Accueil Clients et les échanges de courriels, sont susceptibles d’être enregistrés et conservés en vue d’améliorer la qualité de notre service client et de former nos collaborateurs.
Les Données des fournisseurs sont collectées lors de la prise de contact et lors de l’exécution du contrat liant le fournisseur à Stockagenational.com.
Stockagenational.com limite la collecte des données à caractère personnel aux données adéquates, pertinentes et strictement nécessaires aux traitements et à la gestion de la relation commerciale.
La non-fourniture de ces données peut, selon le cas, avoir pour conséquence l’impossibilité de conclure le contrat et/ou de fournir les Services et/ou de vous proposer des offres commerciales.
Dans le cas où vous nous transmettez des Données relatives à une autre personne pour des besoins de contact d’urgence (tel qu’un proche…), vous nous garantissez que, vous avez l’autorité pour consentir au traitement de Données en son nom, vous recevez en son nom toutes correspondances relatives à ses Données et le cas échéant, vous consentez en son nom au transfert de ses Données à l’étranger.
Nous ne collectons pas volontairement de Données relatives à des mineurs de moins de 16 ans, néanmoins si vous êtes un parent ou un tuteur légal de ce mineur et que vous pensez que nous détenons des Données sur ce mineur, vous pouvez obtenir la suppression des Données après avoir prouvé votre identité et votre autorité légale sur le mineur.
Lorsque les Données d’un client, prospect ou fournisseur sont traitées par Stockagenational.com, seules les données nécessaires aux finalités de traitements sont traitées.
Les fondements sur lesquels reposent ces traitements sont le respect d’une obligation légale, l’exécution du contrat, l’intérêt légitime et votre consentement. Par ailleurs, les Données dont la collecte est obligatoire sont identifiées comme telles (ex : par un astérisque dans les formulaires).
Vous trouverez ci-après un récapitulatif de l’ensemble des traitements de Données avec leur finalité.
| Contexte de la collecte | Type de données | Finalités du traitement | Base légales / juridique | Personnes / services ayant accès aux données | Durée de conservation |
|---|---|---|---|---|---|
| Envoi de devis et d’informations supplémentaires | Nom et prénom; Adresse de messagerie; Numéro de téléphone; Données de navigation (cookies) | Analyse des besoins du prospect Établissement d’un devis et envoi au prospect | Consentement | Service commercial Service marketing Collaborateurs des sites concernés Directeurs régionaux Direction générale Solution GED pour le stockage des données | 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact amenant du prospect. |
| Contexte de la collecte | Type de données | Finalités du traitement | Base légales / juridique | Personnes / services ayant accès aux données | Durée de conservation |
|---|---|---|---|---|---|
| Fourniture de la prestation de service : mise à disposition de box, bureau, domiciliation, boîte aux lettres | Nom et prénom; Adresse courriel; Numéro de téléphone; Adresse postale ; Kbis ; Coordonnées bancaires si prélèvement automatique | Etablissement d’un contrat Fourniture d’un accès au site de stockage | Execution du contrat | Service commercial Collaborateurs du site concerné Directeurs régionaux | Durant la relation contractuelle et 5 ans à l’issue |
| Gestion des contentieux | Voir la case ci-dessus Date de naissance/âge | Collecter et traiter les données relatives aux retards et défauts de paiement des clients pour préparer, exercer et suivre une action en recouvrement ou un recours juridictionnel et, le cas échéant, faire exécuter la décision rendue | Obligation légale Intérêt légitime | Service juridique Tiers (huissiers, commissaires-priseurs, société recouvrement, avocat, Chaque service ANNEXX | Précontentieux : jusqu’à la conclusion d’un règlement amiable du litige ou, à défaut, jusqu’à la prescription de l’action en justice correspondante Contentieux judiciaire : jusqu’à ce que les voies de recours ordinaires et extraordinaires ne soient plus possibles contre la décision rendue. |
| Gestion de la relation client | Ensemble des Données | Gestion de la fin de contrat (ex : remboursement de trop perçu…)Enregistrement des conversations téléphoniques et échanges de courriel Offre commerciale Enquête sur la qualité des prestations | Exécution du contrat Intérêt légitime | Service commercial Service finance et comptabilité Prestataire externe Solution GED pour le stockage des données | Durant la relation contractuelle et 5 ans à l’issue. Sauf fichier audio dans les 6 mois de l’enregistrement. |
| Vidéosurveillance | Images | Assurer la sécurité des biens et des personnes S’assurer du respect des règles de sécurité | Intérêt légitime | Service sécurité Service juridique Autorité publique Avocats | 1 mois |
| Vérification de la solvabilité | Données bancaires Informations bancaires issues d’établissement de crédit | Permettre la prise de décision sur des demandes liées à votre solvabilité Prévenir les fraudes et le blanchiment d’argent Vérifier la véracité des informations fournies | Intérêt légitime Obligation légale | Service financier Service juridique Direction générale Directeur d’établissement Autorité publique Avocats Etablissements(s) de crédit | Durant la relation contractuelle et 5 ans à l’issue |
| Contexte de la collecte | Type de données | Finalités du traitement | Base légales / juridique | Personnes / services ayant accès aux données | Durée de conservation |
|---|---|---|---|---|---|
| Fourniture de la prestation de service | Nom et prénom Adresse courriel Numéro de téléphone Contrat Facture et bon de commande Kbis | Etablissement d’un contrat Réalisation et suivi de la fourniture de service | Exécution du contrat | Service commercial Service marketing Service comptable | Durant la relation contractuelle et 5 ans à l’issue |
| Gestion des contentieux fournisseurs | Voir la case ci-dessus | Suivre et traiter les contentieux relatifs au contrat fournisseur | Obligation légale Intérêt légitime | Service juridique Tiers (huissiers, avocats…)Chaque service du siège ANNEXX | Précontentieux : jusqu’à la conclusion d’un règlement amiable du litige ou, à défaut, jusqu’à la prescription de l’action en justice correspondante Contentieux judiciaire : jusqu’à ce que les voies de recours ordinaires et extraordinaires ne soient plus possibles contre la décision rendue. |
Les données personnelles collectées sont accessibles au sein de Stockagenational.com par les services compétents à la gestion des différents traitements concernés.
L’accès aux données personnelles est strictement réservé aux personnes qui ont besoin d’y avoir accès dans le cadre de leur mission au sein de Stockagenational.com, cf. tableau ci-dessus.
Pour certaines des finalités identifiées ci-dessus, Stockagenational.com a recours aux services de sous-traitants ou prestataires (ex : ceux en charge de prestation de services administratifs comme l’archivage) tels des fournisseurs de services informatiques (ex : le prestataire d’hébergement), de solutions en mode SaaS qui ont besoin d’avoir accès à des Données pour exécuter la mission qui leur a été confiée par Stockagenational.com, y compris certains qui se trouvent hors de France. Dans ce cas, Stockagenational.com impose à ces cocontractants des obligations fortes en matière de traitement, confidentialité et sécurité des Données auxquelles ces prestataires ont accès.
Stockagenational.com peut également être amenée à communiquer les Données à des tiers dans certains cas particuliers :
D’une manière générale, Vos Données sont transférées à des sociétés appartenant au groupe d’ANNEXX. Stockagenational.com ne vend pas les Données à des tiers.
Vos Données pourront être partagées avec la personne que vous aurez désignée comme contact d’urgence dans votre contrat. Le contact avec cette personne donnera lieu à des échanges de Données.
Les actions suivantes sont réalisées sur les Données :
L’ensemble des Données des Utilisateurs est hébergé au sein de l’Union Européenne. Les Données sont hébergées chez OVH.
Stockagenational.com prend toutes les précautions utiles pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données et en empêcher l’altération, la corruption ou l’accès par des personnes non autorisées. Une politique de sécurité du système d’information a été mise en place. À titre, d’exemple, les accès à vos Données sont limités et restreints aux seules personnes/services qui ont besoin d’y accéder, ces Données sont stockées sur des serveurs sécurisés, les données bancaires étant également chiffrées. Les accès aux Données nécessitent l’utilisation d’un identifiant et mot de passe.
Néanmoins, la transmission de Données par le biais d’internet n’est pas sans risque, par conséquent Stockagenational.com ne garantit pas la sécurité des Données transmises par internet dès lors que Stockagenational.com aura respecté ses engagements en termes de sécurité.
Aucune Donnée n’est transférée à un tiers situé à l’extérieur de l’Union Européenne, sauf dans le cas où Stockagenational.com doit faire signifier et/ou exécuter des actes judiciaires (assignation, jugement, saisie…) à l’étranger dû au motif que l’Utilisateur réside en dehors de l’Union Européenne. Dans ce cas, les Données de l’Utilisateur sont transmises aux autorités en charge de signifier et/ou exécuter les actes. En tout état de cause, Stockagenational.com s’assure que les Données transférées font l’objet d’une protection adéquate afin de garantir leur sécurité, leur intégrité et leur confidentialité.
Dans le cadre du traitement de Données réalisé par ANNEXX, vous disposez des droits suivants :
Pour l’exercice de ses droits ou toute question relative à la présente Politique de Confidentialité, l’Utilisateur peut simplement adresser une demande à l’adresse suivante : dpo@annexx.com en joignant une copie de sa pièce d’identité.
Nous conserverons vos informations personnelles dans notre système aussi longtemps que nécessaire :
Le site de Stockagenational.com contient des liens renvoyant vers d’autres sites Web exploités par des tiers.
La Politique de confidentialité de Stockagenational.com s’applique uniquement aux données personnelles que nous collections par le biais de notre site Web et ne s’applique pas aux autres sites Web auxquels notre site Web peut être lié, avec ou sans notre permission. Nous ne sommes pas responsables des données personnelles que des tiers peuvent collecter, stocker et exploiter par le biais de leur site Web. Vous devriez toujours lire attentivement la charte sur la protection des données de chaque site Web que vous consultez.