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Découvrez comment gérer le stockage de votre PLV

Temps de lecture : 3 min

Vous utilisez régulièrement de la PLV lors de vos événements, salons ou échanges commerciaux et vous ne savez pas comment les stocker ? La PLV occupe énormément de place et il est difficile de trouver l’espace suffisant pour la ranger sans prendre le risque de l’abîmer. Il n’est évidemment pas question d’entasser les PLV dans un bureau, au domicile de vos forces de vente ou même dans un entrepôt.  En effet, avez-vous pensé aux problèmes d’assurance, d’inconfort de vos collaborateurs ou de dégradation de matériel auxquels vous pouvez être confrontés ?

Vos outils de vente méritent une solution de stockage sécurisée, accessible 7 jours sur 7 et aux formules flexibles. Pour cela, vous avez la possibilité d’investir dans un nouveau bien immobilier. Cette solution est bien plus onéreuse et moins flexible que la location d’espace temporaire. En effet, les achats immobiliers laissent peu de place aux changements de lieux et de surface de stockage.


gestion stockage PLV

Gagnez de l’espace et du confort : stockage de PLV sécurisé

Le stockage de votre PLV ne doit pas empiéter sur le confort de vos collaborateurs. En effet, le stockage au domicile de vos commerciaux, dans les bureaux, couloirs, réserves ne permet pas à vos employés de bénéficier de conditions de travail optimales. Pour gagner en espace et en confort, avez-vous pensé à louer un box de stockage ? Grâce aux nombreuses tailles de box disponibles, vous pouvez augmenter la capacité de vos stocks et ainsi ne plus travailler en flux tendus. Ensuite, la flexibilité qu’offrent les centres de stockage vous permet de modifier les surfaces louées ou de résilier votre contrat à tout moment, et ce sans frais ! 

Préservez la qualité de stockage de votre PLV 

L’un des objectifs de la PLV est de représenter au mieux l’image de l’entreprise. Si vous stockez mal votre PLV, cela aura un forcement un impact négatif sur la qualité des supports marketing. Alors que pensera-t-on d’une PLV abîmée, défraîchie ou mal entretenue ? En louant un box, vous choisissez la surface utile et pouvez donc ranger votre PLV dans les meilleures conditions. Ainsi, la qualité de vos outils de communication est préservée et ils restent intacts jusqu’à leur prochaine utilisation. 

La location de box de stockage garantit l’entière sécurité de vos marchandises et PLV grâce aux systèmes de protection mis en place : vidéosurveillance, détecteurs incendie, détecteurs d’humidité, digicodes, gardiens, alarmes. Par ailleurs, en ayant recours à la location de box, vous pouvez souscrire à une assurance spécialisée en stockage pour sécuriser au mieux vos marchandises et vos marchandises sont protégées contre les risques de vol, inondation ou incendie.

Bénéficiez d’un service adapté au stockage de votre PLV

En tant que professionnel, vous n’avez pas uniquement besoin d’un espace pour entreposer votre PLV, vous avez besoin d’un service complet et de conseils personnalisés. Les centres de stockage proposent de nombreux services pour optimiser le temps et les coûts liés au stockage. Par exemple, le service de réception de marchandises permet à vos équipes de ne pas avoir besoin d’être systématiquement présentes pour réceptionner vos colis/marchandises. Ce mode de fonctionnement vous permet de réduire les frais de déplacement et la fatigue engendrée par cette gestion complexe et chronophage. En outre, le contrat et le système de facturation unique permettent de bénéficier d’une seule facture mensuelle pour l’ensemble du parc national. Enfin, vous bénéficiez de l’accompagnement et des conseils d’un interlocuteur unique, entièrement dédié à la gestion de votre contrat et vos lieux de stockage. 

Annexx Business Service, qu’est-ce que c’est ?

Annexx Business Service est un spécialiste du self stockage partout en France.  En faisant appel à nos services, vous avez accès à une couverture nationale : 183 252 box disponibles ce qui représente un parc de plus de 1 265 602 m². Notre couverture nationale vous offre la possibilité de disposer de plusieurs lieux de stockage partout en France, d’une facturation centralisée et d’un interlocuteur unique. Les box sont accessibles en illimité 7 jours sur 7 grâce aux systèmes de sécurité mis en place (caméras de surveillance, digicode, alarme individuelle dans chaque box, détection incendie/inondation). Vous bénéficiez d’un système de déchargement facile avec l’ensemble du matériel de manutention mis gratuitement à disposition : chariots, diables. Les monte-charges à large ouverture vous permettent de déplacer vos marchandises en toute simplicité. Annexx Business Service s’occupe de la réception de vos marchandises et garantit leur traçabilité à 100%.

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Building as a Service

Le bâtiment, comme un service, renvoie à une évolution majeure dans la consommation de biens immobiliers. On ne consomme plus des mètres carrés, mais un ensemble de services complets, de plus en plus personnalisés, qui peuvent être adaptés en permanence, avec un engagement réduit. Ceci implique une transformation radicale du métier de bailleur immobilier qui doit adjoindre à ses actifs des services opérés par des tiers ou apprendre à délivrer lui-même des offres additionnelles. Les occupants, et non plus les bâtiments doivent être mis au centre de l’attention des bailleurs. La variabilisation de l’activité transforme également le métier en obligeant à mesurer les risques.

Des services au-delà du loyer

Comme le propriétaire, l’occupant d’un immeuble-bureau-stockage recherche désormais un bouquet de services qui lui évite de passer du temps à les assembler lui-même autour d’un bail, qu’il s’agisse de prestations d’entretien, de nettoyage, de climatisation, d’accueil, de chauffage, de la gestion des normes de sécurités, de taxes, de l’assurance ou du mobilier. C’est la première raison du succès des espaces du Spaceworking dans lesquels les gestionnaires facturent une prestation unique intégrant tous ces éléments. Les entreprises, si elles perdent un bâtiment entièrement à leur image avec possiblement un sentiment moindre d’appartenance de la part des salariés, réalisent des économies certaines en évitant d’internaliser la gestion de toutes ces prestations.

Flexibilité et modularité de l’offre

Depuis une dizaine d’années, la transformation du bail en contrat de service le rend plus flexible en l’exonérant des durées minimales à la charge du preneur. Il est ainsi possible d’imaginer quitter un lieu dans le mois. À l’inverse, il est également possible de demander plus d’espace pour accueillir un surplus d’activité. Désormais, c’est le gestionnaire du lieu qui porte la responsabilité de l’équilibre entre l’offre et la demande. Cette approche accroît considérablement la mobilité du locataire qui peut soit s’étendre sur un site, soit décider de déménager.

Pour en savoir plus sur le Spaceworking, télécharger notre livre blanc

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Savez-vous combien de temps vous devez conserver les documents de votre entreprise ?

Temps de lecture : 3 minutes

Conservation de documents : c’est une obligation !

Le délai d’archivage des documents est réglementé en France. Toute entreprise se doit de conserver l’ensemble des documents émis ou reçus dans le cadre de l’exercice de son activité pendant une durée minimale. Cette période est variable en fonction de la nature des papiers et des obligations légales.

Pendant ce délai, l’administration (inspection du travail, Urssaf ou administration fiscale) peut mener des contrôles. Conformément à la loi,l’entreprise doit se soumettre à l’obligation de conservation et donc être en mesure de présenter l’ensemble de ses archives. Pour cela, il est indispensable de garantir l’intégrité et la sécurité de ces documents pendant toute la durée de conservation.

Conservation de documents : quel délai pour quel papier ?

Documents civils et commerciaux

  • Contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale : 5 ans
  • Documents bancaires : 5 ans
  • Déclarations en douane : 3 ans
  • Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers : 30 ans.
  • Contrats conclus par voie électronique, les factures clients ou fournisseurs, les bons de commande et de livraison… : 10 ans (à partir de la clôture de l’exercice)

Documents et pièces comptables

  • Livres, registres comptables et pièces justificatives : 10 ans (à partir de la clôture de l’exercice)

Documents fiscaux

  • Registres, livres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration : 6 ans

Par exemple, les revenus de 2015, déclarés en 2016, doivent être conservés jusqu’à fin 2021.

Documents sociaux

  • Les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la perte de personnalité morale ou de radiation du Registre du Commerce et des Sociétés.
  • Documents liés au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) : 10 ans (à partir de la clôture de l’exercice)
  • Registres : 5 ans (à partir de la fin de leur utilisation)
  • Feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant, du conseil d’administration, des commissaires aux comptes : 3 ans
  • Bulletins de paie, registres uniques du personnel, contrats de travail, salaires, primes, congés, soldes de tout compte, régimes de retraites, déclarations d’accidents de travail: 5 ans
  • Charges sociales : 3 ans

Le saviez-vous ? En cas de fraude fiscale, travail dissimulé, activité illicite, absence de déclaration ou d’activité occulte … certains délais sont étendus à 10 ans

Conservation de documents : quelles sont les sanctions ?

Le non-respect des durées légales de conversation peut donner lieu à des sanctions commerciales, fiscales et/ou pénales.

Selon l’article 1734 du Code général des impôts, « Une amende de 5000€ est applicable en cas d’absence de tenue des documents demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.

Comment optimiser la conservation de documents ?

  • Trier les documents et conserver uniquement les éléments importants.
  • Organiser ses documents par type pour les retrouver rapidement.
  • Protéger l’intégrité des documents à l’aide de boites spécifiques (boîtes d’archives en carton ou métal).
  • Coller des étiquettes sur chacune des boites avec une brève description de leur contenu et la durée de stockage obligatoire.

Vous avez besoin d’espace pour entreposer vos boites d’archives ? Annexx Business Service, votre fournisseur de stockage national, vous propose une solution adaptée, sécurisée et peu onéreuse. Vous pouvez louer un box d’archivage de 1 à 100m², pour la durée que vous souhaitez. Augmentez ou diminuez votre surface de stockage à l’infini, résiliez votre contrat à tout moment sans contrainte et surtout sans frais.

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Stocker au domicile des collaborateurs est-ce une fausse bonne idée ?

Temps de lecture : 5 minutes

Stockage domicile

L’utilisation du domicile des employés, ce n’est pas gratuit

Dans le cadre de leurs fonctions, vos collaborateurs peuvent être amenés à utiliser une partie de leur domicile pour un usage professionnel. Qu’il s’agisse de stocker des PLV, échantillons ou encore des documents, cette situation peut s’apparenter à de l’immixtion dans la vie privée de vos collaborateurs et donc, vous coûter cher. Le stockage au domicile des collaborateurs oblige les employeurs à faire preuve de vigilance et prévoir de nouveaux postes de dépense

Indemnité d’occupation du domicile

Lorsqu’un salarié est dans l’obligation de travailler depuis son domicile ou de stocker du matériel professionnel à la demande de son employeur ou dans le cadre de l’exécution de ses missions, il doit être indemnisé au titre de l’occupation de son domicile à des fins professionnelles. Cela concerne bon nombre des salariés itinérants, commerciaux et techniciens qui sont dans l’obligation de se déplacer pour les besoins de leur activité. Le principe d’occupation du domicile s’applique même si l’employeur met à leur disposition le matériel nécessaire (voiture, ordinateur, téléphone, clé 3G / 4G,…). D’après L’arrêt N°16-26526 de la Cour de cassation du 5 avril 2018 les salariés du secteur privé peuvent prétendre à une indemnité au titre de l’occupation de leur domicile à des fins professionnelles dès lors qu’un local spécifiquement prévu pour cet usage n’a pas été mis à leur disposition par l’employeur. De fait, si vous n’êtes pas en mesure de prouver qu’un local a été mis à disposition de vos collaborateurs dans l’un de vos sites professionnels, une juridiction peut décider que vous êtes redevable d’une indemnité d’occupation du domicile de votre salarié.

Montant de l’indemnité d’occupation du domicile

Le montant de l’indemnité est fixé souverainement en prenant en compte des éléments comme la valeur locative, la superficie occupée … Le cas ci-dessous présente les différents facteurs pris en compte dans le calcul de ladite indemnité. Celui-ci varie donc en fonction de la zone géographique concernée, de la valeur locative* et de l’estimation du temps d’occupation. Les frais liés à l’usage d’électricité et autres dispositifs mis en place pourront également être pris en compte.
* Pour en savoir plus : Connaître le prix au m² partout en France avec Meilleurs Agents.

Une jurisprudence en faveur des salariés

Audience publique du Jeudi 5 Avril 2018 , Cour de Cassation, Paris (75)
Dans le cas mentionné ici, Mr X met en avant l’utilisation de son domicile pour un usage professionnel. Sont alors analysées la durée d’utilisation du bureau concerné, la surface occupée ainsi que la valeur locative du bien. Ici, le salarié a perçu une indemnité d’un montant de 4867,55 € dans le cadre de l’occupation d’un bureau de 13m² à des fins professionnelles. Ce montant a été calculé en fonction de la valeur locative résultant de l’avis d’imposition et de la taxe d’habitation ainsi que d’une occupation du bureau ramené à 30% du temps de travail.

Audience publique du Mercredi 7 Avril 2010, Cour de Cassation, Versailles (78).
Ici, Mme Y et Z abordent également la problématique liée à l’indemnisation pour l’utilisation de leur domicile de manière professionnelle. Il est notamment mentionné que « […] l’utilisation par un salarié d’une partie de son domicile pour les besoins de son activité professionnelle, lorsqu’elle est connue au moment de la conclusion du contrat de travail, constitue une modalité particulière de son exécution nécessairement prise en compte dans l’économie générale du contrat de travail […] ».
Autrement dit, toute utilisation du domicile des collaborateurs pour l’exercice de leurs fonctions doit être prévue dans le contrat de travail. Il est également précisé que « le salarié n’est tenu ni d’accepter de travailler à son domicile, ni d’y installer ses dossiers et ses instruments de travail ; […] ; qu’elle se traduit également par des consommations d’électricité supplémentaires et des frais de papier correspondant à l’utilisation des 6 cartouches d’encre prises en charge […]. De fait, les employés sont en droit de refuser de stocker du matériel à leur domicile et si l’accord n’est pas écrit et signé par les deux parties, l’employeur sera tenu pour seul responsable et devra verser des indemnités à son employé pour l’occupation du domicile dans le cadre de ses fonctions.

Les freins à l’occupation du domicile des salariés

Êtes-vous bien assuré ?

Lorsqu’un employé stocke du matériel professionnel à son domicile est-il couvert par l’assurance habitation ? Quels sont les recours en cas d’incendie, de vol ? Comment vos stocks et votre matériel sont-ils couverts dans le cadre de ces problématiques ? Si du matériel professionnel est stocké au domicile de l’un de vos employés, sans déclaration ou clause préalablement mentionnée dans le contrat d’assurance de l’employé en question, vous ne bénéficiez d’aucune couverture. L’ensemble de vos stocks seront donc perdus en cas d’incendie, vol ou vandalisme. A noter que vous ne serez pas non plus assuré en cas de dommages causés par le matériel stocké. Voir : Quelle assurance en cas de télétravail ?

Avez-vous la certitude que les conditions de stockage sont idéales ?

Les marchandises, matériaux et autres documents nécessitent de bénéficier de conditions de stockage bien particulières. En effet, pour éviter tout risque de dégradation, moisissure, rouille, nuisibles, il est impératif de veiller à les stocker dans un endroit sain et approprié. L’humidité est le pire ennemi de la protection de vos marchandises, PLV et échantillons (et je ne parle pas de vos documents). Voir : FAQ conseils stockage

Respectez-vous le droit à la déconnexion ?

Lorsque leur matériel professionnel est stocké au domicile de vos employés, difficile de garantir le respect du droit à la déconnexion. Le droit à la déconnexion (article L.2242-17 du Code du Travail) a pour but de prévenir les Burn Out en permettant aux employés de bénéficier d’un équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle. Ainsi, cet article prévoit de protéger les salariés en leur donnant notamment la possibilité de ne pas être dans l’obligation de se rendre disponible et joignable en dehors des heures de présence prévues dans leur contrat de travail. Si toutefois vos salariés doivent stocker du matériel chez eux, il devient alors impossible de prouver que ce droit a bien été respecté sans le consentement expresse de votre employé. En outre, il incombe à l’employeur de prouver qu’il respecte la durée maximale du temps de travail de ses salariés.

Occupation du domicile : existe-t-il une alternative ?

Force est de constater que l’occupation du domicile de vos employés peut s’avérer complexe surtout en cas de litige. Les professionnels ont alors tout intérêt à être bien protégés en amont en ayant recours à des solutions adaptées à leurs besoins et garantissant la protection de leur matériel. Et s’il existait une solution pour ne pas avoir à faire face aux problématiques liées au stockage et à l’occupation du domicile de vos collaborateurs ? Le Spaceworking est un service complet développé par Annexx, entreprise française, spécialiste du stockage pour particuliers et professionnels depuis maintenant 15 ans. Les offres et formules mises en place pour les professionnels leur permettent de louer un box sécurisé pour leurs équipes de techniciens, commerciaux, pour la durée de leur choix. En effet, le contrat de location peut être arrêté à tout moment, sans frais. Les box, quant à eux, sont totalement sécurisés et accessibles librement 7 jours sur 7 et sont tous à proximité des voies rapides pour un accès simplifié. La couverture nationale d’Annexx Business Service (+ de 500 partenaires) vous permet de bénéficier d’un centre de stockage partout où vous en avez besoin et ce pour la durée dont vous en avez réellement besoin. Les marchandises sont réceptionnées par les équipes sur place et stockées dans des box sécurisés. Annexx Business Service, votre solution de stockage nationale, clé en main, 100% personnalisée et disponible partout en France.

En savoir plus :
Annexx Business Service
Vincent TORDEUX
07 63 47 25 97
vtordeux@annexx.com
www.stockagenational.com

Sources :
Audience publique du 5 Avril 2018, Cour de Cassation, Paris (75)
Audience publique du 7 Avril 2010, Cour de Cassation, Versailles (78)

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Self stockage, pourquoi les Grands Groupes y ont recours ?

Temps de lecture : 3 min

Certains Grands Groupes optent pour la location d’espaces de stockage plutôt que l’achat immobilier car ce dernier ne s’adapte pas aux fluctuations de stocks. Il représente un investissement onéreux et engage des charges fixes à long terme. Les entreprises sont, pour la plupart, à la recherche de flexibilité, d’optimisation des coûts, de gain de temps et de sécurité. L’utilisation d’un service de Self Stockage permet de gagner environ 8 heures par mois, en raison de la réduction du temps d’attente des livraisons et de la charge administrative. Enfin, les Grands Comptes bénéficient, grâce au Self Stockage, d’une uniformité de service dans l’ensemble des lieux de stockage qu’ils louent partout en France.


grands groupes self stockage

Le recours au Self stockage pour accroître la flexibilité des stocks

Afin de répondre à leurs besoins, les Grands Groupes doivent être présents sur l’ensemble du territoire français. Le self stockage répond à cette problématique en proposant un maillage national important ainsi qu’un large réseau. Cette couverture nationale permet aux centres d’être accessibles en quelques minutes depuis le domicile ou le lieu de travail des forces de vente et de l’ensemble des salariés ayant besoin d’y accéder. Les accès sont illimités 7 jours sur 7 grâce aux systèmes de sécurité mis en place (alarmes, caméras de surveillance, portails sécurisés, gardiens). Les codes d’accès personnels permettent à plusieurs salariés d’une même entreprise d’avoir accès au même espace de stockage. Cet avantage est très important pour les sociétés spécialisées dans la réparation, par exemple. Elles stockent leur matériel dans un box, puis les salariés récupèrent ce dont ils ont besoin pour effectuer leurs interventions. Enfin, les Grands Groupes optent pour le Self stockage afin de pouvoir modifier la taille et/ou le lieu de leur stockage à tout moment, et ce sans aucuns frais. 

Gagner du temps grâce au Self stockage

Dans chaque entreprise, la productivité est dictée par le temps. Alors comment le self stockage fait-il gagner du temps aux Grands Groupes ? C’est en partie grâce à l’optimisation de la gestion administrative. En effet, le self stockage propose une solution complète : les clients ont un seul contrat et une seule facture mensuelle pour l’ensemble des box qu’ils louent au niveau national. Ils bénéficient d’un interlocuteur unique qui assure le suivi et la relation client.

La réception de marchandises permet également de bénéficier d’un gain de temps considérable. Les utilisateurs n’ont alors pas besoin d’être physiquement présents au moment de la livraison. En effet, ce sont les collaborateurs du centre de stockage qui s’occupent de réceptionner les colis / marchandises et qui se chargent d’alerter l’entreprise lors de la réception. Enfin, il est même possible de bénéficier d’un service complémentaire : la mise en box directe des colis et marchandises reçus. 

L’optimisation des coûts avec le Self stockage

L’un des principaux enjeux d’une entreprise est l’optimisation de ses coûts. En optant pour la location d’un espace de stockage, les charges fixes sont transformées en charges variables. La centralisation du contrat et des factures permet aux sociétés de bénéficier d’une marge de négociation sur les tarifs pratiqués. Enfin, le service de réception de marchandises évite de nombreux déplacements aux salariés, ce qui génère une diminution des notes de frais à rembourser ainsi qu’une diminution de la charge administrative.

Le self stockage permet de sécuriser les marchandises 

Grâce aux nombreux systèmes de surveillance et protection mis en place dans les centres de stockage, le Self stockage offre aux Grands Groupes la possibilité de stocker en toute sérénité. Les sociétés de location de box se conforment aux normes de sécurité en vigueur (électriques, incendies …). Elles sont équipées d’alarmes individuelles, de caméras de surveillance et claviers à code à chaque entrée. Certains centres bénéficient également de la présence d’un gardien en permanence.

En outre, les sociétés de stockage mettent à disposition des entreprises du matériel de manutention tel que des chariots, diables et monte-charges afin de permettre aux usagers de déposer / retirer facilement des affaires dans leur espace de stockage.  Enfin, une assurance adaptée au stockage professionnel est prévue, ce qui garantit une protection optimale de l’ensemble des marchandises stockées.

Quel prestataire de Self Stockage choisir ?

Les Grands Groupes choisissent leur prestataire de Self stockage en fonction de la qualité des services proposés. Chez Annexx Business Service, nous proposons des solutions de stockage partout en France, ce qui vous offre l’accès à un maillage national avec plus de 183 252 box disponibles, (soit un parc de 1 265 602 m²). Avec un réseau de plus de 500 partenaires, notre couverture nationale vous permet de disposer d’une multitude de lieux de stockage partout en France. Nos formules dédiées à l’usage des professionnels vous donnent accès à un contrat personnalisé, un système de facturation centralisée et les conseils d’un interlocuteur unique dédié. Les centres de stockage Annexx Business Service sont équipés des meilleures installations : matériel de manutention, monte-charges, parking gratuit & sécurisé. Les boxes sont accessibles en illimité 7 jours sur 7 grâce aux multiples systèmes de sécurité mis en place (caméra de surveillance, digicodes et alarme individuelle dans chaque box). Enfin, notre service offre la possibilité de bénéficier de la réception des marchandises avec une traçabilité à 100%.